Die Rolle "Mitwirkende:r" ermöglicht es Ihnen Personen zu Ihrer Valuedesk Plattform zuzulassen ohne eine weitere volle Lizenz zu vergeben. Mitwirkende können bei einzelnen Prozessen unterstützen, sehen aber nur die ihr zugewiesene Prozesse.
Welche Rollen gibt es in Valuedesk?
In der Valuedesk Softwarelösung gibt es zwei Rollen:
- Voller Zugang
- Ein persönlicher Account mit Login ist notwendig
- Es stehen alle Möglichkeiten zur Verfügung
- Man hat Sicht auf alle Prozesse innerhalb des Unternehmens
- Können neue Prozesse erstellen
- “Mitwirkende:r”
- Ein persönlicher Account mit Login ist notwendig
- Es stehen weniger Ansichten und Möglichkeiten zur Verfügung
- Man hat nur Sicht auf die Prozesse, zu denen man eingeladen worden ist
- Es können keine neuen Prozesse erstellt werden
Schaubild Rollen
User 1, 2, 5 und 6 sind Nutzer mit “Voller Zugang”. User 3 und 4 sind “Mitwirkende:r”.
Alle “Voller Zugang”- Nutzer können alle Maßnahmen, außer Maßnahme 3 (Status = privat), sehen. Maßnahme 3 kann nur von User 2, 6 und dem mitwirkenden User 3 bearbeitet werden.
User 3 kann auch Maßnahme 2 bearbeiten. User 4 kann nur Maßnahme 5 sehen und bearbeiten.
Erläuterung zur Rolle “Mitwirkende:r”
Mitwirkende…
- … können unternehmensinterne Mitarbeiter:innen, aber auch Mitarbeiter:innen von Extern sein
- … sollen bei der Umsetzung der Maßnahme unterstützend mitarbeiten
- … können Maßnahmen bearbeiten
- … sehen nur die Maßnahmen, zu denen sie hinzugefügt wurden. Weitere Maßnahmen sind nicht einsehbar (siehe Schaubild).
- … können durch die/den Maßnahmenverantwortliche:n in den Sichtbarkeits-Einstellungen zur Maßnahme hinzugefügt werden
Häufig gestellte Fragen
Warum sieht der Mitwirkende nicht den sichtbaren Prozess?
Sie müssen den Mitwirkenden explizit zu jedem Prozess hinzufügen, damit dieser den Prozess sehen kann. Das gilt auch für sichtbare Prozesse.
Warum kann ich den Mitwirkenden nicht auswählen?
Bevor Sie einen Mitwirkenden auswählen können, muss dieser auf der Plattform aktiv sein. Das heißt der Mitwirkende muss sich einmalig auf der Plattform angemeldet haben.
HINWEIS: Die/Der gewünschte Mitwirkende:r muss einen aktivierten Account haben. D. h. die/der Mitwirkende:r muss durch den Admin eingeladen worden sein oder die Berechtigung ist über die SSO Anbindung geregelt. Nach der Einladung muss die/der Mitwirkende:r sich mindestens einmal eingeloggt haben (Passwort vergeben). Danach steht sie/er als auszuwählende Person zu Verfügung und kann zur Maßnahme eingeladen werden.
Warum kann ich dem Mitwirkenden keine Aktivität zuweisen?
Um Mitwirkenden eine Aktivität zuweisen zu können, müssen Sie die Mitwirkenden zum Prozess hinzufügen.
Warum kann ich den Mitwirkenden nicht als Maßnahmenverantwortlichen auswählen?
Die Rolle "Mitwirkende:r" dient der Mitwirkung an Prozessen. Eine Maßnahmenverantwortung kann nur an User mit "Voller Zugang" übertragen werden.
Wie kann ich einen Mitwirkenden in unser Valuedesk einladen?
Jeder Maßnahmenverantwortliche kann Mitwirkende zu Valuedesk einladen.
- Gehen Sie in Ihren Prozess, zu dem Sie einen Mitwirkenden einladen wollen
- Klicken Sie auf Freigabe
- Fügen Sie im Suchfeld die E-Mail-Adresse ein
HINWEIS: User können nur Mitwirkende mit freigegebener E-Mail-Endung (E-Mail-Domain) einladen. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren internen Ansprechpartner.
Wie können Mitwirkende eingeladen werden ohne die Domain freizugeben?
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit einzelne Personen einzuladen. Dazu müssen die E-Mail-Domains nicht freigegeben sein.
